Überblick

Visabeantragung für die Einreise nach Deutschland

Hinweise erstellt unter Mitarbeit der Mitmachzentrale von Engagement Global

Für die Einreise nach Deutschland wird ein Schengen-Visum benötigt. Die Beantragung bedarf der persönlichen Vorstellung in der Botschaft, bei der alle vorgeschriebenen Dokumente vorgelegt werden müssen. Der Termin dafür muss (in den meisten Fällen) über ein Online-Terminvergabesystem vereinbart werden. Dabei kann es passieren, dass der nächste Termin erst zwei Monate später möglich ist. Daher ist es wichtig, den Termin rechtzeitig zu „buchen“, jedoch sollte sichergestellt sein, dass bis dahin dann auch alle nötigen Dokumente vorliegen.

Aufgrund der Vielzahl an Dokumenten, die eingereicht werden müssen, wird geraten, frühzeitig mit der Vorbereitung zu beginnen. In der folgenden Checkliste sind diejenigen Dokumente aufgelistet, die für die Visabeantragung in der Regel im Original und in Kopie erforderlich sind. Die Bestimmungen sind von Land zu Land unterschiedlich und ändern sich von Zeit zu Zeit. Deswegen ist es unabdingbar, sich gut zu informieren. Detaillierte Informationen sind z. B. auf der Website der Deutschen Botschaft für das entsprechende Land zu finden.

Folgende Dokumente im Original sowie in Kopie sind in der Regel erforderlich:

  • Antragsformular Schengen-Visum,
  • gültiger Reisepass mit ausreichend freien Seiten,
  • aktuelles biometrisches Passfoto mit weißem Hintergrund,
  • Bestätigungsschreiben des Arbeitgebers,
  • Reservierungsbestätigung für Hin- und Rückflug,
  • Reiseplan mit Daten der Ein- und Ausreise,
  • Unterkunftsnachweise,
  • Nachweis ausreichender finanzieller Mittel für die Reise:
    1. Der*die Antragstellende kann selbst genügend eigene finanzielle Mittel für die Reise vorweisen.
    2. Die häufigere Variante ist eine Verpflichtungserklärung des*der Einladenden.
      Die Verpflichtungserklärung muss bei der zuständigen Ausländerbehörde in Deutschlandbea ntragt werden – am besten als juristische Person und nicht als Privat­person – und im Original an die antragstellende Person geschickt werden. Welche Unterlagen für das Ausstellen der Verpflichtungserklärung nötig sind, sollte vorher recherchiert werden. Die hier zu findende Auflistung der benötigten Dokumente ist nur eine Orientierung.
      1. Verpflichtungserklärung einer Privatperson
        In der Regel müssen das ausgefüllte Antragsformular (zu finden im Internet), die Gehalts­bescheinigungen der letzten drei Monate sowie eine Auslands­reisekrankenversicherung der eingeladenen Person vorgelegt werden. Außerdem müssen ca. 25 € bezahlt werden.
      2. Verpflichtungserklärung einer juristischen Person
        Neben dem ausgefüllten Formular sind vorzulegen: der Kassenbericht, in dem für jede eingeladene Person 750 € als „Sicherheit“ zur Verfügung stehen müssen, der aktuelle Jahresabschluss, ein aktueller Kontoauszug, der Vereinsregisterauszug, in dem die vorsitzende Person genannt ist, eine Vollmacht des*der Vorsitzenden, falls er*sie nicht persönlich zur Ausländerbehörde geht, der Pass des*der Vorsitzenden und ggf. auch der Person, die die Unterlagen mit Vollmacht abgibt. Es müssen ca. 29 € pro Verpflichtungserklärung bezahlt werden.
  • Reisekrankenversicherung, gültig für den gesamten Schengen-Raum und für die gesamte Aufenthaltsdauer mit einer Mindestdeckungssumme von 30 000 €,
  • Einladungsschreiben vom Einladenden mit folgenden Informationen:
    • Daten zur Person, die eingeladen wird, wie auf dem Reisepass,
    • Informationen zum Grund und Programm der Reise,
    • Darstellung der Arbeit des Vereins/der Organisation,
    • Qualifikation und Bedeutung der Reisenden für die Partnerschaft und das gemeinsame
      Projekt,
    • Hinweise zum Bekanntschaftsverhältnis (z. B. Fotos, Briefverkehr, frühere Treffen etc.),
    • Hinweis auf die Förderung (vor allem, wenn es öffentliche Gelder sind),
    • Hinweis darauf, dass Reisekosten nach und in Deutschland, Unterbringung, Verpflegung (und Krankenversicherung) übernommen werden.
  • Nachweis der Rückkehrwilligkeit: Es gelten jegliche Dokumente, die die Verwurzelung der
    antragsstellenden Person im eigenen Heimatland nachweisen.

Zusätzlich für Minderjährige einzureichende Dokumente:

  • beglaubigte Kopie der Geburtsurkunde,
  • Einverständniserklärung aller Sorgeberechtigten, unterschrieben im Beisein der Botschaft­sangehörigen; falls es Sorgeberechtigten nicht möglich ist, persönlich in der Botschaft zu erscheinen
    • eine von allen Sorgeberechtigten unterschriebene und notariell beglaubigte Einveständnis­erklärung sowie Kopie der Identitätsdokumente der Sorgeberechtigten,
    • Nachweis bei alleinigem Sorgerecht (z. B. Sterbeurkunde, Scheidungsurkunde mit Sorgerechtsvertrag, Vormundschaft etc.),
  • Bestätigungsschreiben der Schule, Nachweis der Befreiung vom Unterricht für die Dauer der Reise.
  • Die Dokumente, die in Deutschland ausgestellt werden, sollten im Original per Post und als Kopie per E-Mail an die Partner*innen gesendet werden, damit sie zusammen mit den restlichen erforderlichen Dokumenten eingereicht werden können. Es kann in Erfahrung gebracht werden, wie lange die „Standard-Post“ braucht und wie sicher sie ist. Der schnellste und sicherste Weg, die Dokumente zu verschicken, ist DHL Express. Dafür sollten fünf bis zehn Tage sowie ca. 60 € eingeplant werden.
  • Die Entscheidung, ob ein Visum genehmigt wird, liegt bei der Deutschen Botschaft des jeweiligen Lands. Im Fall einer Ablehnung des Antrags auf ein Schengen-Visum besteht die Möglichkeit, Einspruch (Remonstration) einzulegen. In diesem Fall sollten auch die deutschen Partner*innen mit der Nachreichung von Dokumenten unterstützen.